De la feuille au mail : automatiser les relances avec Gemini et Apps Script

Il y a un moment que presque tout le monde qui gère un projet reconnaît : le suivi est à jour, les tâches sont assignées, et pourtant quelqu'un doit parcourir colonne par colonne pour voir qui a pris du retard et écrire la relance à la main. Cet e-mail ne change presque jamais de forme ; c'est qui le reçoit qui change. Ce qui suit vient de « AI Boost Bites: Automate tasks with Gemini and Apps Script », sur Google Skills : une série hebdomadaire qui enseigne des compétences de marketing IA en micro-leçons, avec la formule habituelle (une vidéo, une activité et pas grand-chose de plus) et le lema d'enseigner chaque semaine des compétences pour appliquer l'IA au marketing. Le cas concret montre comment automatiser ce cycle depuis la feuille elle-même, sans quitter Google Sheets et avec peu ou pas de connaissances techniques. Le résultat vise un artefact minimal : un e-mail en brouillon, en attente de qui le signe, plutôt qu'une ligne de plus sur la liste mentale des pendances.

Le point de départ : des processus manuels qui freinent

La question de départ est celle de toujours : y a-t-il des processus manuels du quotidien qui te freinent ? Voudrais-tu créer ces automatisations toi-même ? Avec Gemini et Apps Script, on crée des automatisations dans les apps Google Workspace ou des web apps autonomes et entièrement personnalisables, avec peu ou pas de connaissances techniques.

Apps Script est l'environnement de script des apps Google : il tourne côté document, avec accès à la feuille et aux apps connectées. La promesse de le combiner avec Gemini est simple à énoncer : tu décris ce que tu veux automatiser et le modèle écrit le code qui fait le travail.

Le prompt : trois éléments qui décident de la réponse

Le prompt n'est pas « écris-moi un script ». Le prompt qui fonctionne a trois éléments :

L'outil dans lequel on travaille. Dans l'exemple, Sheets : la feuille de suivi des tâches du projet.
Une description de la fonction Apps Script qu'on veut créer. Ce que le script devrait faire, en termes simples.
Un détail précis du but et des données de la feuille. Quelles colonnes il y a, ce que chacune signifie et à quoi sert l'information.

Avec ces trois éléments, Gemini répond avec les étapes et le code nécessaires pour activer la fonction demandée. Le détail qui compte : il ne renvoie pas du code en vrac, il renvoie des instructions exécutables en plus du code, si bien que le chemin entre la réponse et l'automatisation qui tourne est décrit.

flowchart LR
    H[Feuille de suivi des tâches] --> P[Prompt : outil, fonction demandée, but et données]
    P --> G[Gemini répond avec étapes et code]
    G --> I[Copier, ouvrir Apps Script, coller, enregistrer, actualiser]
    I --> S[Script actif dans la feuille]

Le troisième élément est celui qu'on sous-estime le plus. Demander « crée un script qui envoie des rappels » produit quelque chose de générique ; raconter que la feuille a une colonne d'état avec la valeur « complete », qu'il y a des responsables par ligne et que l'e-mail doit mentionner la tâche en attente produit un script qui marche sans le réécrire.

Avec la forme posée, un prompt qui fonctionne ressemble à ceci : depuis la feuille de suivi des tâches du projet, crée un script Apps Script qui examine la colonne d'état de chaque ligne et, pour les tâches non marquées « complete », prépare un e-mail de relance ; la feuille a des colonnes tâche, responsable, échéance et état, et l'e-mail doit mentionner la tâche, son échéance et à qui elle revient. Inutile de programmer la syntaxe : le détail côté feuille est ce qui fait que le code généré référence les vraies colonnes au lieu d'inventer des noms.

Les deux types d'automatisation que le combo permet se distinguent aussi dans le prompt : celles qui vivent dans les apps Google Workspace, liées au document où tu travailles déjà, et les web apps autonomes et entièrement personnalisables, qui servent hors de la feuille. La première paie quand le processus commence et finit dans un fichier ; la seconde, quand le processus touche des gens qui n'ouvrent jamais cette feuille.

Implémenter : cinq étapes et aucune installation

Une fois la réponse obtenue, l'implémentation tient en cinq étapes :

Copier le Apps Script généré par Gemini.
Ouvrir l'extension Apps Script de la feuille, depuis les extensions du document.
Coller le code dans l'éditeur Apps Script.
Enregistrer le script.
Actualiser la feuille.

Tout le flux se passe dans Google Sheets. Pas d'installation, pas d'étape en ligne de commande, pas besoin de quitter l'environnement où tu travaillais déjà. La vidéo elle-même résume cela en tout ce qu'il faut pour commencer à automatiser les rappels de tâches, et le détail qui soutient cette phrase est qu'aucune des cinq étapes ne sort de la fenêtre où tu étais déjà.

Ce que le script fait à l'intérieur

L'exemple qu'on construit est un rappel automatique de tâches, et son fonctionnement se comprend en trois mouvements :

flowchart TD
    A[Le script se connecte à la feuille] --> B[Analyse la colonne d'état par utilisateur]
    B --> C{Tâche non marquée « complete » ?}
    C -->|Oui| D[Compose un brouillon d'e-mail avec Gmail]
    C -->|Non| Nada[Rien à préparer]
    D --> F[Une personne révise et envoie]

D'abord, le script généré se connecte au document Google Sheets. Ensuite, pour chaque utilisateur, il parcourt la colonne d'état à la recherche de tâches non étiquetées « complete ». Et s'il en trouve, il compose un brouillon d'e-mail personnalisé avec l'app Gmail, prêt à réviser et à envoyer.

Note où s'arrête l'automatisation : le script n'envoie pas les e-mails tout seul. Il laisse le brouillon prêt pour qu'une personne le révise et l'envoie. Ce bord est délibéré et c'est la meilleure décision de conception de tout le motif : la répétition se délègue (parcourir les colonnes, rédiger la relance), la responsabilité reste (signer et envoyer).

L'arithmétique de la décision est simple et il faut la dire : un mauvais brouillon se corrige en secondes avant l'envoi, et un e-mail déjà envoyé ne revient pas. Avec ce bord posé, l'automatisation peut se tromper de ton ou de liste de destinataires sans que l'erreur sorte de l'organisation, et en plus la révision prend moins de temps que d'écrire l'e-mail depuis zéro, ce qu'on voulait exactement éliminer.

Le cycle qui se répette

La recette pour démarrer se résume en trois temps : demander à Gemini la fonction avec un prompt qui porte les trois étapes, suivre les étapes fournies pour l'implémenter, et ajuster au besoin. L'ajustement fait partie du cycle, pas d'un regret : la première version ne regarde probablement pas la colonne qui compte, ou écrit un e-mail trop long, et le retour au prompt avec le détail corrigé. Les ajustements qui reviennent le plus regardent la même chose : que le script lise la bonne colonne, que le critère « fait » corresponde à la vraie manière dont l'équipe marque les tâches, et que le ton de la relance ressemble à qui va la signer. Aucun de ces ajustements ne demande de lire du code : il demande de décrire mieux comment travaille la feuille.

Avec la première automatisation qui tourne, le reste du motif est le même avec d'autres tâches : filtrer les réponses d'un formulaire, déplacer des lignes qui remplissent un critère, alimenter un tableau de bord. Le prompt continue de demander la même chose : outil, fonction, but et données.

Ce qu'on gagne et ce qui reste sans mesure

Ce que ce cas démontre, c'est que l'automatisation petite, celle d'une feuille et de quelques e-mails, n'est plus l'affaire de ceux qui savent programmer : la feuille demande, le modèle écrit, l'éditeur Apps Script applique, et le cycle se ferme dans la même fenêtre. Sans quitter Google Sheets, sans installer quoi que ce soit et sans écrire une ligne à la main la première fois.

Ce que le motif a de précieux est dans la répartition des pièces : le critère métier (ce qui compte comme en attente et comment on le signale à quelqu'un) vient de la personne qui connaît le travail, l'implémentation est écrite par le modèle et la déclenchante reste à un humain. Cette répartition tient pour presque toute tâche répétitive de Workspace, pas seulement les rappels : la feuille d'incidents qui alerte l'astreint, celle des inscrits qui prépare le rappel de réunion, celle des leads qui rédige le premier contact.

L'économie de temps est implicite dans la conception (parcourir une colonne par ligne et rédiger à la main ce que le brouillon rédige déjà), mais la source n'apporte ni mesures d'heures gagnées ni comparaison avec le processus manuel, donc ce que ça rend en pratique sur une vraie feuille reste impossible à mesurer ici.

La conclusion de la vidéo elle-même tient en une ligne : plus d'e-mails manuels, plus de temps pour innover. Et elle accompagne la vidéo d'une activité, « Challenge: Create & Run Your Gemini App Script ! », qui demande d'ouvrir un document et de suivre ses instructions ; cette activité n'a pas été exécutée dans ce passage, et le knowledge check non plus, donc ses questions restent hors de ce texte.

*Source : « AI Boost Bites: Automate tasks with Gemini and Apps Script », de Google Skills.*